シーカ社のプライバシー・ノーティス

日本シーカ株式会社(以下「シーカ社」又は「当社」と言います。)は、個人情報保護を重視しています。

シーカ社は、責任をもって個人情報の取扱い及び保護を行います。
シーカ社は、個人情報保護法及びその関係法令の遵守を図ることとします。
本プライバシー・ノーティスは、従業員、顧客、ウェブサイト利用者等の個人情報及びその他の情報につき、シーカ社が行う処理方法について説明するものです。

1. 問い合わせ先

シーカ社は、個人情報の処理方法を明確にしたいと考えています。
シーカ社による貴殿の個人情報の取扱いに関して不明点がある場合は、本書をよくお読みください。
本書を読んでも回答が得られなかった場合は、シーカ社の個人情報取扱窓口(下記)に書面で連絡してください。

Mario Maurer

Tüffenwies 16
CH-8048 Zürich
Switzerland

+41 58 436 40 40
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2. 個人情報の譲渡

シーカ社は、いかなる個人情報の譲渡も行いません。

 

3. シーカ社の従業員の個人情報

シーカ社は、必要な場合(特に、従業員のライフサイクル(雇用から退職までのプロセス)の管理、正確な個人データファイルの維持管理、会社の拠点及びインフラの保護(アクセス管理、ビデオ及びITによる監視)並びにその他のセキュリティ上の目的、並びに社内プロセスの最適化、及び契約上又は法律上の義務を遵守するために必要な場合)に限り、個人情報の収集、使用及びファイルでの保管を行います。

従業員の個人データへのアクセスが可能となるのは、特別な訓練を受けた一部の人が、以下の状況において、「need to know」の原則に基づき行う場合に限定されます。

アカウントのセットアップ及び管理。当社は、シーカ社の従業員用アカウントのセットアップ及び管理を行う目的、テクニカルサポート及びトレーニングを提供する目的、本人確認を行う目的、並びに重要なアカウント情報の送付を行う目的で、従業員の個人データ(例:氏名、電子メール、自宅住所、電話番号、顔写真及びデバイスに関する情報)を使用します。一定の場合には、ファイル上で保管されている従業員の個人データの全部又は一部を、従業員がシーカ社と共に管理することが認められる場合があります。

デバイス情報及び利用情報。シーカ社から従業員に提供されたデバイス、ソフトウエア・アプリケーション及びこれらに類似するツールの利用に関する情報が、自動的に収集、保管及び処理される可能性があります。ただし、現地法で許容される限度に限られます。

従業員の管理及びファイリングプロセス。これには、従業員のライフサイクル全般の管理に関する一切の活動が含まれます(セキュリティ又は社内コミュニケーションのための顔写真の使用が含まれます。)。

給与支払プロセス。これには、定期的支払手続、年次の給与見直手続、オフサイクル処理等が含まれます。

退勤管理プロセス。人事/法務で要求される事項、具体的職務又はプロジェクト毎に要求される事項が含まれます。

キャリア開発プロセス。これには、キャリア開発に関する協議、後継者育成のための計画/学習、育成活動のプロセスが含まれます。

業績管理プロセス。これには、グループ及び個人の目標設定、並びに年次業績評価が含まれます。

チャットルーム、メッセージング及びコミュニティ・フォーラム又はイベント・フォーラム。一部の社内プロセスにおいて、共同作業、ピア接続、トレーニング及び情報交換の目的で、チャットルーム、メッセージング・サービス、又はコミュニティ/イベント・フォーラム等の機能が提供される場合があります。
従業員が投稿、共有、アップロード又は提供した個人情報は、当該サービスの具体的性質に応じて、社内で公開され、当該サービスを利用する他者にも閲覧可能になります。
かかるサービスには、独自の利用規約が存在し、独自のプライバシー規定が設けられている場合があります。
当社は、こうしたサービスが、当社の利用規約に適合していることを確認します。

法的義務。当社は、法的理由及び法令遵守のために(例:租税法、労働法、社会保障法、犯罪の予防、探知又は捜査、損害又は詐欺の予防)、個人データの使用及び保持を義務付けられる場合があります。
当社は、内部監査及び外部監査の要請を満たす目的、又は情報セキュリティ上の目的で、個人データを使用する場合があります。また、上記以外に、当社が(a)適用法(従業員の居住国以外の法律が含まれる可能性があります。)に基づいて、(b)裁判所、法執行機関、監督機関並びにその他の公的機関及び政府機関(従業員の居住国以外の当局が含まれる可能性があります。)の要求に応じるため、(c)当社の諸条件を施行するため、又は(d)当社又はその他の者の権利、プライバシー、安全又は財産を保護するために、必要又は適切と判断する場合に、個人データを使用する場合があります。

 

4. シーカ社の従業員以外(以下「ウェブサイト利用者等」)の個人情報

シーカ社は、必要な場合(特に、顧客、サプライヤー、ビジネスパートナー、株主又は投資家に関する正確なファイルを維持管理し、これらの集団との関係を改善する目的、社内プロセス及び商品・サービスの提供を最適化させる目的、会社の拠点及びインフラの保護(アクセス管理、ビデオ及びITによる監視)並びにその他のセキュリティ上の目的、上記集団に関して契約上又は法律上の義務を遵守し、又は法的主張を行う目的、並びに裁判所の命令を遵守するために必要な場合)に限り、個人情報の収集、使用及びファイルでの保管を行います。

ウェブサイト利用者等の個人データは、以下の状況で使用される場合があります。

アカウントのセットアップ及び管理。当社は、シーカ社におけるアカウントのセットアップ及び管理を行う目的、テクニカルサポート、カスタマーサポート及びトレーニングを提供する目的、本人確認を行う目的、並びに重要なアカウント情報、サブスクリプション情報、製品・サービス情報を貴殿に共有する目的で、個人データ(例:氏名、電子メール、住所、電話番号、顔写真及び貴殿のデバイスに関する情報)を使用します。
一定の場合には、ファイル上で保管されている個人データの全部又は一部を、シーカ社と共に管理することが認められる場合があります。

カスタマイズ。当社は、ウェブサイト利用者等の関心に合ったコンテンツ(例:ニュース、研究、レポート、雇用又はビジネス情報)を提供及び提案する目的、また、当社のサービスにおけるウェブサイト利用者等の体験をカスタマイズするために、ウェブサイト利用者等の個人情報を使用します。
当社が提供する一部のサービスは、ウェブサイト利用者等の体験をカスタマイズし、また、当社のサービスの正確性を向上させるために、ウェブサイト利用者等に詳細な位置情報の提供を要求します。
詳細な位置情報の提供に同意した場合、貴殿は、オンラインに接続することにより、又はモバイルデバイスのプライバシー設定から、いつでもこれを解除することができます。

業績評価。当社は、ウェブサイト利用者等との契約で設定された目標が達成されたか否かを評価するために、関連する個人データを使用します。

マーケティング及びイベント。当社は、様々なプラットフォーム(例:電子メール、電話、テキスト・メッセージ、ダイレクトメール及びオンライン)を通じて、ウェブサイト利用者等にマーケティング及びイベントに関する通知を送付するために個人データを使用します。

当社がマーケティングの電子メールを送信する場合、当該電子メールには、かかる電子メールからオプトアウトする方法についての説明が含まれます。
また、当社は、ウェブサイト利用者等において個人データ及びマーケティングに関する選択の管理を行うための、メール・プリファレンス・センターを維持します。
マーケティングに関する電子メールについてオプトアウトを行った場合であっても、ウェブサイト利用者等と当社との契約、当社におけるウェブサイト利用者等のアカウント及びサブスクリプションに関する重要なサービス情報については、引き続き送信が可能であることに留意してください。

調査及びアンケート。ウェブサイト利用者等が調査及びアンケートへの参加を選択した場合、ウェブサイト利用者等が提供した一切の個人データは、マーケティング又は市場調査の目的で使用される可能性があります。

リサーチ及び開発。当社は、社内におけるリサーチ及び開発を行う目的、並びに当社の製品又はサービスの機能及び特性について改良及び試験を行う目的で、個人データを使用します。

チャットルーム、メッセージング及びコミュニティ・フォーラム又はイベント・フォーラム。当社の一部サービスにおいて、共同作業、ピア接続、トレーニング、ゲーム及び情報交換のために、チャットルーム、メッセージング・サービス、及びコミュニティ/イベント・フォーラム等の機能が提供される場合があります。
ウェブサイト利用者等が投稿、共有、アップロード又は提供した個人情報は、当該サービスの性質に応じて、公開され、当該サービスを利用する他者にも閲覧が可能になります。
書面による許可を得ている場合を除き、機密性のある情報又は他者に関する情報を投稿又は共有しないようにしてください。
当社は、ウェブサイト利用者等の体験をカスタマイズし、また、コンテンツ及びピア接続の推奨を行うために、コミュニティ、イベント・プロフィール及びフォーラム内においてウェブサイト利用者等が提供した個人データを使用する場合があります。
かかるサービスには、独自の利用規約が存在し、独自のプライバシー・ノーティス/プライバシー規定が設けられている場合があります。
当社は、こうしたサービスが、当社の利用規約に適合していることを確認します。

ホストされたサービス。当社サービスの一部では、製品又はソリューションの不可分な一部として、データ・ストレージ及び文書ストレージが提供されます。
ウェブサイト利用者等が当社のもとで保存する文書及びデータにウェブサイト利用者等の個人データが含まれる場合、当該データは、シーカ社のファイルで保管されている他の個人データと同じ保護に服します。
したがって、これらのデータへのアクセスが可能となるのは、契約上の理由により(例:テクニカル・サポート)アクセスする必要がある者が行う場合、又は法律若しくは裁判所の命令により義務付けられる場合に限られます。

デバイス情報及び利用情報。シーカ社のウェブサイトにアクセスした場合、法令で許容される範囲で、利用状況に関する情報が自動的に収集、保管及び処理される場合があります。
"かかる情報には、ウェブサイト利用者等を識別し、傾向の分析を行うための、(i)シーカ社のウェブサイトにアクセスするために使用されたデバイスに関する情報(モデル、オペレーティング・システム、IPアドレス、言語、キャリア及びこれらに類似する情報を含みますが、これらに限定されません。)、及び(ii)当該デバイス上での特徴、機能又は通知の利用状況に関する情報が含まれる可能性があります。

ウェブサイト分析(例:利用者がシーカ社のウェブサイトを利用する頻度、集合的な利用データ、及びパフォーマンス・データ等)。当社は、当社ウェブサイトの機能及び利用状況をよりよく理解する目的、当社ウェブサイトのパフォーマンスを監視及び維持する目的、並びに当社ウェブサイトに関する傾向、利用状況及び活動を分析する目的で、ウェブサイト解析を利用します。"

法的義務。当社は、法的理由及び法令遵守のために(例:租税法、労働法、社会保障法、犯罪の予防、探知又は捜査、損害又は詐欺の予防)、個人データの使用及び保持を行う義務を負う場合があります。
当社は、内部監査及び外部監査の要請を満たす目的、又は情報セキュリティ上の目的で、個人データを使用する場合があります。また、上記以外に、当社が(a)適用法(ウェブサイト利用者等の居住国以外の法律が含まれる可能性があります。)に基づいて、(b)裁判所、法執行機関、監督機関並びにその他の公的機関及び政府機関(貴殿の居住国以外の当局が含まれる可能性があります。)の要求に応じるため、(c)当社の諸条件を強制するため、又は(d)当社又はその他の者の権利、プライバシー、安全又は財産を保護するために、必要又は適切と判断する場合に、個人データを使用する場合があります。

 

5. 個人データの保護

シーカ社は、ファイル上の個人データについて、十分な保護及び正確性を担保するために必要とされるあらゆる技術的及び組織的措置を講じます。
当社のデータ保護ポリシーは、広く受け入れられている国際基準に準じています。同ポリシーは、定期的に見直しが行われ、当社の事業上のニーズ、技術変革、又は規制上の要求に対応するために必要な場合は改定されます。
以下は、シーカ社が講じているその他の保護措置の一覧です。
当社は、データの偶発的損失、不正なアクセス、使用、破棄又は開示を予防する措置を実施しています。
当社は、顧客に対する当社サービスの継続を保障すること、及び当社従業員を保護することを目的とした、危機管理及び事業継続戦略を実施しています。
当社は、シーカ社のファイル上の個人データへのアクセスについて、適切な制限を設けています。
当社は、データを安全に保存及び移転するための適切な措置及び管理(監視及び物理的対策を含みます。)を実施しています。
当社は、法律上の要求及び当社のビジネスポリシーに従い、プライバシー影響評価を実施しています。
当社は、プライバシー保護、セキュリティ保護及び情報分類に関する事項につき、定期的に従業員及び委託業者の訓練を行っています。
当社は、従業員及び委託業者が、受けた訓練に従って業務を遂行するよう徹底するための措置を講じます。
当社は、当社のデータ保護ポリシー及び関連手続に基づき、第三者サービス・プロバイダにアクセス権が認められる個人データについて、当該第三者サービス・プロバイダに対し、当該データを保護することを義務付けます。

 

6. シーカ社に対する権利

シーカ社は、別途定める手続により、合理的な期間及び範囲内で、保有個人データの開示、訂正、追加、削除、利用停止又は消去(以下「開示等」)のご請求に応じます。

 

7. データ移転及びデータ受領者

シーカ社が第三者に個人データを移転するのは、個人情報保護法で定める例外を除き、データ主体の同意がある場合であり、当該第三者がシーカ社と同程度のデータ保護を保証する、信頼に足る相手である場合に限られます。
法律又は裁判所により個人データの移転を義務付けられた場合、その他個人情報保護法で認められた場合、シーカ社は、データ主体への通知又はデータ主体の同意の取得を行うことなく、当該移転を行うことができます。
以下は、シーカ社から個人データの共有を受け、個人データの処理を行う可能性がある第三者の概要です。
シーカ社の他法人に対し、社内的な管理及び支援の目的で共有する場合(例:グループ全体で、一元的な顧客関係管理システム又は従業員管理システムを運営しようとする場合)。
第三者サービス・プロバイダに共有する場合(例:顧客、サプライヤー又は従業員を対象とするシーカ社のサービスをサポートしている、外部ITサポート、ソフトウエア、ウェブサイト又はマーケティングの提供者)。
クレジットカード会社、銀行、保険、年金基金に共有する場合。
適用されるデータ保護法に従い、弁護士及び外部顧問に共有する場合(例:法的請求権を行使する目的、又は法的請求の防御の目的)。政府当局に対して共有する場合(例:国立の職業紹介所、税務署、社会保障事務所又は税関)。
個人データにアクセスすることができるのは、当該データを知る必要のある受領者に限定されます。

 

8. 他国への個人データの移転

シーカ社は国際的組織であることから、従業員及びウェブサイト利用者等のデータの保管及び処理は、その母国外で行われる可能性があります。
当社は、従業員及びウェブサイト利用者等の個人データがいずれの国で処理されるかにかかわらず、当社が収集した情報が本プライバシー・ノーティス及び適用法に従って処理されるよう徹底するための措置を講じます。
当社は、顧客、サプライヤー、株主、投資家及び従業員のニーズに応えるため、世界各地を拠点とする第三者(例:クラウド・ホスティング・サービス、サプライヤー又はテクノロジー・サポート)と協力しています。
個人データが国外に移転される場合、かかる移転は、適用法に従って行われます。
シーカ社が、適用法上、従業員及びウェブサイト利用者等の母国と同程度のプライバシー保護が付与されていない国にその個人データを移転させる場合、シーカ社は、適切な水準のプライバシー保護を付与するための保護措置を講じます。
つまり、ウェブサイト利用者等の個人データに関するプライバシー保護の権利は、引き続き存続します。
例えば、当社は、個人データの受領者による十分な保護措置の実施を確保することを目的とする、承認済みの契約条項、複数当事者間のデータ移転契約、集団間の合意、及びその他の方法を用います。
従業員及びウェブサイト利用者等の個人データにアクセスすることができるのは、当該データを知る必要のある受領者に限定されます。
当社のデータ移転の実施について、詳細を知りたい場合は、第1条に記載されたシーカ社の住所宛に連絡してください。

 

9. 保管期間

シーカ社は、契約上の合意、法律上の保管義務及び時効に関する国内法規定を考慮しつつ、要求されたサービスを従業員及びウェブサイト利用者等に提供するために必要な限度でのみ、その個人データをファイル上で保管します。
契約上又は法律上の義務を遵守する上で必要がなくなった個人データは、安全な方法で削除及び破棄され、又は個人の特定が不可能になるよう適切に匿名化されます。

 

10. 顔写真

従業員及びウェブサイト利用者等が、シーカ社のウェブサイトから顔写真を除去することを希望する場合は、第1条に記載された当社の住所宛に連絡してください。

 

11.苦情

シーカ社における個人データの管理方法又はその問合わせに対する回答に不満がある場合は、第1条に記載された当社の住所宛に書面で通知を行ってください。
当社は、その懸念を慎重に受け止め、合理的に可能な限度でこれに対処するよう努めます。
また、従業員及びウェブサイト利用者等の母国の法律に規定されている場合、従業員及びウェブサイト利用者等は、データ保護当局にも苦情を申し立てる権利を有します。